Automatizar Prospección Google Maps: Make.com + Airtable + Instantly 2025

Extraer leads manualmente, copiar a Excel, filtrar, exportar a herramienta email, configurar secuencias... consume 8-12 horas semanales que podrías dedicar a cerrar ventas. La automatización con Make.com (ex-Integromat) + Airtable + Instantly reduce ese trabajo a 30 minutos setup inicial.

En esta guía construirás un workflow automático end-to-end: desde que MapiLeads extrae un lead de Google Maps hasta que recibe tu primer email personalizado, con scoring automático ChatGPT API y segmentación inteligente Tier A/B/C.

1. Stack Herramientas: Por Qué Estas y No Otras

Antes de construir el workflow, entendamos qué hace cada herramienta y por qué este stack específico funciona mejor que alternativas.

1.1. Comparativa stacks automatización prospección

1.2. Arquitectura del workflow completo

┌─────────────┐
│  MapiLeads  │ Extrae 2,400 restaurantes Madrid
│  Búsqueda   │ ↓ CSV: nombre, email, teléfono, website, rating
└─────────────┘
       ↓
       ↓ Webhook trigger cada nueva búsqueda completada
       ↓
┌─────────────┐
│  Make.com   │ Scenario 1: Procesar leads nuevos
│  Automation │ • Parse CSV
│             │ • Por cada lead:
│             │   - Enriquecer con Clearbit API (opcional)
│             │   - Scoring ChatGPT API
│             │   - Enviar a Airtable
└─────────────┘
       ↓
┌─────────────┐
│  Airtable   │ Base: "Prospección Restaurantes"
│  Database   │ • Vista "Tier A" (score 70-100) → 680 leads
│             │ • Vista "Tier B" (score 40-69) → 1,200 leads
│             │ • Vista "Tier C" (score 0-39) → 520 leads
└─────────────┘
       ↓
       ↓ Make.com Scenario 2: Sincronizar a Instantly cada 1h
       ↓
┌─────────────┐
│  Instantly  │ Campaign por tier:
│  Cold Email │ • Tier A: Secuencia 4 emails + 2 follow-ups
│             │ • Tier B: Secuencia 3 emails + 1 follow-up
│             │ • Tier C: Secuencia 2 emails (test)
└─────────────┘
       ↓
   📧 Outreach automático 24/7

2. Paso 1: Configurar MapiLeads Webhook

Necesitas que MapiLeads notifique a Make.com cada vez que completes una extracción. Usaremos el webhook endpoint de Make como trigger.

Payload ejemplo webhook MapiLeads:

{
  "event": "search_completed",
  "search_id": "sdb8f9a2",
  "timestamp": "2025-10-21T10:30:00Z",
  "query": "restaurantes Madrid",
  "results_count": 2400,
  "csv_url": "https://api.mapileads.com/exports/sdb8f9a2.csv",
  "metadata": {
    "avg_rating": 4.2,
    "emails_found": 1872,
    "phones_found": 2352
  }
}

3. Paso 2: Crear Scenario Make.com "Procesar Leads"

Make.com usa "scenarios" (equivalente Zapier "zaps"). Construiremos scenario que recibe webhook MapiLeads y procesa cada lead.

3.1. Módulos del scenario (paso a paso)

3.2. Scoring automático con ChatGPT API

El módulo crítico: enviar datos lead a ChatGPT y recibir puntuación 0-100 basada en criterios ICP (Ideal Customer Profile).

System Prompt scoring (adaptable a tu ICP):

Eres un asistente de lead scoring B2B. Analiza el siguiente lead
de restaurante y asigna puntuación 0-100 según estos criterios:

CRITERIOS SCORING (peso):
1. Rating Google (25%):
   - 4.5-5.0 estrellas: 25 puntos
   - 4.0-4.4 estrellas: 18 puntos
   - 3.5-3.9 estrellas: 10 puntos
   - <3.5 estrellas: 0 puntos

2. Número reviews (20%):
   - >500 reviews: 20 puntos
   - 200-499 reviews: 15 puntos
   - 50-199 reviews: 10 puntos
   - <50 reviews: 5 puntos

3. Zona geográfica (25%):
   - Madrid Centro/Salamanca/Chamberí: 25 puntos
   - Otras zonas Madrid capital: 15 puntos
   - Área metropolitana: 5 puntos

4. Datos contacto (15%):
   - Email + Teléfono + Website: 15 puntos
   - Email + Teléfono: 10 puntos
   - Solo uno de los anteriores: 5 puntos

5. Tipo cocina (15%):
   - Alta cocina/fusión/gourmet: 15 puntos
   - Cocina tradicional/internacional: 10 puntos
   - Fast food/comida rápida: 3 puntos

Responde SOLO con formato JSON:
{
  "score": [0-100],
  "tier": "A|B|C",
  "reasoning": "1-2 frases justificación"
}

User Prompt (datos lead dinámicos):

Analiza este lead:

Nombre: {{4.business_name}}
Rating: {{4.rating}} estrellas
Reviews: {{4.review_count}}
Dirección: {{4.address}}
Email: {{4.email}}
Teléfono: {{4.phone}}
Website: {{4.website}}
Categoría: {{4.category}}

Ejemplo respuesta ChatGPT:

{
  "score": 78,
  "tier": "A",
  "reasoning": "Rating excelente 4.6★ con 680 reviews. Ubicación premium
               zona Salamanca. Cocina fusión asiática-mediterránea. Datos
               contacto completos. Alta probabilidad conversión."
}

3.3. Enviar lead puntuado a Airtable

4. Paso 3: Configurar Base Airtable Lead Management

Airtable actúa como CRM simple + staging area antes de enviar leads a Instantly. Si necesitas una integración más robusta con CRM, consulta nuestra guía sobre integración CRM con Google Maps. Necesitas estructura base + vistas filtradas por tier.

4.1. Estructura tabla "Leads"

4.2. Crear vistas filtradas por Tier

Vista 1 - Tier A (Priority):

• Filtro: Tier = "A"
• Ordenar: Score descendente
• Mostrar: 680 leads (score 70-100)
• Propósito: Contacto inmediato, secuencia larga

Vista 2 - Tier B (Standard):

• Filtro: Tier = "B"
• Ordenar: Score descendente
• Mostrar: 1,200 leads (score 40-69)
• Propósito: Contacto normal, secuencia media

Vista 3 - Tier C (Test):

• Filtro: Tier = "C"
• Ordenar: Score descendente
• Mostrar: 520 leads (score 0-39)
• Propósito: Secuencia corta test, bajo volumen

Vista 4 - Pending Sync:

• Filtro: Synced to Instantly = unchecked AND Email ≠ empty
• Propósito: Leads nuevos pendientes sincronizar a Instantly

5. Paso 4: Sincronizar Airtable → Instantly Automáticamente

Necesitas segundo scenario Make.com que cada hora chequee Airtable y sincronice leads nuevos a campaigns Instantly según tier.

5.1. Scenario Make.com "Sync to Instantly"

Ruta 1 - Tier A:

• Filtro: {{3.Tier}} = "A"
• Instantly → Add Lead to Campaign
• Campaign ID: "Restaurantes Tier A - Premium Outreach"
• Custom variables:
  • restaurante_nombre: {{3.Name}}
  • rating: {{3.Rating}}
  • zona: extraído de {{3.Address}}

Ruta 2 - Tier B:

• Filtro: {{3.Tier}} = "B"
• Campaign: "Restaurantes Tier B - Standard Outreach"

Ruta 3 - Tier C:

• Filtro: {{3.Tier}} = "C"
• Campaign: "Restaurantes Tier C - Test Outreach"

5.2. Configurar Campaigns Instantly por Tier

En Instantly Dashboard necesitas 3 campaigns diferenciadas con secuencias email adaptadas al nivel lead.

Campaign Tier A - Secuencia 4 emails + 2 follow-ups:

Para crear emails efectivos, consulta nuestra guía de plantillas de cold email para leads B2B.

Email 1 (Day 0): Personalizado alto valor
Subject: {{restaurante_nombre}} - Propuesta Aumentar Reservas 40%

Email 2 (Day 3): Caso uso similar
Subject: Re: Cómo [Restaurante X zona Salamanca] aumentó reservas €12k/mes

Email 3 (Day 7): Social proof + demo
Subject: 15min demo sistema reservas - slot mañana 11h?

Email 4 (Day 12): Última oportunidad beneficio
Subject: Última chance: Oferta {{restaurante_nombre}} expira viernes

Follow-up 1 (si abre pero no responde - Day 15):
Subject: Vi que abriste el email - ¿alguna duda?

Follow-up 2 (si no abre - Day 18):
Subject: [Restaurante competencia cercana] ya usa nuestro sistema

Campaign Tier B - Secuencia 3 emails + 1 follow-up:

Email 1 (Day 0): Propuesta estándar
Email 2 (Day 4): Beneficio ROI
Email 3 (Day 9): CTA demo
Follow-up 1 (Day 14): Recordatorio

Campaign Tier C - Secuencia 2 emails (test bajo volumen):

Email 1 (Day 0): Propuesta genérica
Email 2 (Day 7): Follow-up simple

6. Optimizaciones Avanzadas

6.1. Enriquecimiento adicional con Clearbit API

Antes de scoring ChatGPT, añadir módulo Clearbit Enrichment para obtener datos firmográficos extra. Aprende más sobre cómo enriquecer leads de Google Maps con herramientas especializadas:

Módulo extra entre Iterator y ChatGPT:
• Clearbit → Enrichment API
• Input: {{lead.website}} o {{lead.email}}
• Output: employees_count, estimated_revenue, tech_stack

Modificar System Prompt ChatGPT añadiendo criterios:
- Employees 20-100: +10 puntos
- Tech stack incluye "Shopify" o "WooCommerce": +5 puntos

6.2. A/B testing emails automático

Dividir cada tier en 2 variantes (A/B) para testear subject lines:

Router después Tier assignment:
• 50% leads Tier A → Campaign "Tier A Variant Subject 1"
• 50% leads Tier A → Campaign "Tier A Variant Subject 2"

Analizar después 2 semanas en Instantly:
- Variant con mayor open rate → Escalar 100% tráfico

6.3. Re-scoring periódico leads no convertidos

Leads Tier C pueden mejorar (nuevas reviews, web actualizada). Re-puntuar cada 3 meses:

Scenario Make.com mensual:
1. Airtable Search: Status = "Lost" AND Created > 90 días
2. Por cada lead:
   - Consultar Google Maps API actualizar rating/reviews
   - Re-calcular score ChatGPT con datos nuevos
   - Si score sube a Tier B/A → Mover a nueva campaign

7. Costes Totales Stack Automatización

ROI automatización vs trabajo manual:

Tiempo manual (sin automatización):
- Exportar/importar leads: 2h/semana
- Scoring manual: 4h/semana
- Configurar sequences: 1.5h/semana
- Total: 7.5h/semana × 4 semanas = 30h/mes

Coste oportunidad (€40/h SDR junior): €1,200/mes

Automatización: $79.59/mes
Ahorro: €1,120/mes (ROI 1,407%)

8. Troubleshooting Errores Comunes

❌ Error 1: Make.com scenario ejecuta pero no crea records Airtable

Causa: Campos obligatorios Airtable no mapeados en Make.

Solución: Verificar en Airtable → Table settings que campos Name, Email no sean "required". O mapear siempre con fallback: {{4.email || "no-email@placeholder.com"}}

❌ Error 2: ChatGPT responde pero JSON inválido

Causa: ChatGPT añade texto explicativo antes/después JSON.

Solución: Añadir en System Prompt: "Responde ÚNICAMENTE con JSON válido, sin texto adicional antes o después. No incluyas markdown code blocks."

❌ Error 3: Instantly rechaza emails (invalid email format)

Causa: MapiLeads extrae algunos emails con espacios o caracteres raros.

Solución: Añadir módulo Make "Text parser → Replace" antes de enviar a Instantly: {{trim(4.email)}} + regex validación formato email.

Conclusión

Este workflow Make + Airtable + Instantly convierte prospección manual en máquina automática 24/7:

• ✅ Extracción automática: MapiLeads → Webhook → Make
• ✅ Scoring inteligente: ChatGPT API analiza cada lead
• ✅ Segmentación 3 tiers: Mensajes personalizados según score
• ✅ Email automático: Instantly envía sequences sin intervención
• ✅ ROI 1,407%: $79/mes ahorra 30h trabajo manual/mes

Setup inicial toma 2-3 horas. Después funciona indefinidamente. La prospección que duerme por ti.