Caso de Éxito: SaaS B2B €0 → €45k MRR en 12 Meses

ProyectoPro, startup SaaS de gestión de proyectos para agencias de construcción, pasó de €0 a €45,000 MRR (€540k ARR) en solo 12 meses usando MapiLeads como motor principal de adquisición. Este caso documenta la estrategia exacta, números reales y lecciones aprendidas.

Contexto: El Problema que Resolvía ProyectoPro

Fundadores: Carlos (ex-director proyectos constructora) y Ana (desarrolladora full-stack)

Producto: SaaS gestión proyectos construcción con:

• Planificación obras Gantt visual
• Control presupuestos real-time
• Gestión subcontratistas y proveedores
• App móvil obra (iOS/Android)
• Reporting automático clientes

Pricing: €99/mes plan Básico → €299/mes plan Pro → €799/mes plan Enterprise

ICP (Ideal Customer Profile):

• Agencias construcción/reformas 5-50 empleados
• Facturación €500k-€5M/año
• Gestionan 3-15 proyectos simultáneos
• Pain point: Excel/WhatsApp caótico

Problema Inicial: Adquisición con CAC Insostenible

Meses 0-3 (Pre-MapiLeads): Probaron múltiples canales sin éxito

Problema: LTV cliente €3,850 (24 meses retention promedio × €160 ARPU) vs CAC €1,325 = Ratio LTV:CAC solo 2.9:1 (necesitan 3:1 mínimo para ser sostenible).

Con burn rate €15k/mes, tenían runway 8 meses. Necesitaban cambio radical estrategia adquisición.

La Estrategia MapiLeads: Outbound Sistemático

Mes 4: Setup y Primeros Tests

Decisión: Pivotar a outbound cold email usando MapiLeads para construir pipeline predecible.

Paso 1 - Extracción Leads MapiLeads (2 horas): Utilizando MapiLeads para prospección masiva y sistemática:

Paso 2 - Enriquecimiento emails faltantes (1 día):

• 1,344 empresas sin email (32%)
• Hunter.io Domain Search: encontró 840 emails adicionales (62.5%)
• Total emails: 3,696 (88% coverage)
• Validación NeverBounce: 3,420 válidos (92.5%)

Paso 3 - Scoring leads con criterio ICP: Implementando sistema de scoring y cualificación:

Mes 5-6: Campaña Email Sistemática

Herramientas stack:

• Instantly.ai: Email sequences automation (plan $37/mes)
• 3 dominios warm-up 14 días antes envío
• Envío máximo: 50 emails/día/dominio = 150 emails/día total

Secuencia email Tier A (4 emails + 2 follow-ups): Basándose en plantillas de cold email optimizadas para B2B:

Resultados Meses 5-6 (primeras 2,000 leads contactadas):

8 clientes nuevos × €180 ARPU promedio = +€1,440 MRR

CAC nuevo: (€19 MapiLeads + €37 Instantly + €42 Hunter/NeverBounce + 40h trabajo Carlos @€30/h) / 8 clientes = €162/cliente

LTV:CAC ratio: €3,850 / €162 = 23.8:1 🚀

Mes 7-9: Escalar + Optimizar

Optimizaciones implementadas:

1. Contratar SDR part-time (Laura, €1,200/mes 20h/semana)
   • Carlos se enfoca 100% demos y cierre
   • Laura gestiona outreach + follow-ups
2. Aumentar volumen outreach
   • Añadir 2 dominios más (total 5 dominios)
   • 250 emails/día contactados
3. A/B testing subject lines
   • Subject A: "{{empresa}} - Demo gestión proyectos" → 38% open rate
   • Subject B: "¿Excel o Software Profesional para {{empresa}}?" → 46% open rate ✅
   • Subject C: "{{nombre}}, reducir sobrecostes 40%" → 52% open rate ✅✅
4. Implementar product-led growth
   • Free trial 14 días (antes solo demos)
   • Onboarding automático email + vídeos
   • Trial→Paid conversion: 18%

Resultados Meses 7-9:

• Leads contactados: 4,800 adicionales
• Demos: 62 adicionales
• Clientes nuevos: 12
• MRR añadido: +€2,160
• MRR acumulado Mes 9: €3,600
• Clientes activos: 20
• Churn: 1 cliente (5% churn rate)

Mes 10-12: Momentum + Referidos

Efecto red: A partir mes 10, empiezan referidos orgánicos. Aplicando estrategia multicanal complementada con referidos:

• Cliente Constructora A recomienda a Constructora B (mismo polígono industrial)
• Subcontratista ve app ProyectoPro en obra, pregunta a contractor
• Asociación Constructoras Barcelona invita Carlos presentar en evento

Programa referidos implementado:

• Cliente referidor: 1 mes gratis por cada referido que se convierte
• Referido: 20% descuento primeros 3 meses
• Resultado: 6 clientes vía referidos meses 10-12

Resultados finales Mes 12:

Desglose Inversión Total 12 Meses

Revenue 12 meses: €45k MRR × 12 meses = €540,000 ARR

ROI: (€540k - €20.4k) / €20.4k = 2,541%

Lecciones Clave (Palabras de Carlos)

"Estos son los 5 aprendizajes críticos que hubiera querido saber mes 1:"

1. ICP súper específico > volumen leads

"Al principio queríamos contactar 'todas las constructoras'. Error. Cuando refinamos a 'constructoras 5-50 empleados, €500k-€5M facturación, zona urbana', conversión subió 3.4x. Menos leads, más calidad."

2. Email personalizado bate email genérico 4:1

"Primer mes mandamos email genérico igual para todos. Reply rate 2.1%. Cuando personalizamos (mencionar ciudad, projects tipo, pain point específico), reply rate → 8.4%. Vale la pena invertir 2 min extra por lead Tier A."

3. Demo != venta, necesitas follow-up agresivo

"Primeros demos: mostrábamos producto 40 min, decíamos 'piénsalo' y esperábamos. Conversión 8%. Ahora: demo 20 min, 10 min Q&A, 10 min objeciones + pricing, pedimos cierre en llamada. Conversión 21%. Diferencia= ser proactivo cierre." Esta técnica de conversión y cierre fue decisiva.

4. Product-led growth complementa (no reemplaza) outbound

"Mes 8 lanzamos free trial pensando 'ya no necesitaremos outbound'. Falso. Trial solo convirtió 18% vs demos 21%. Pero trial es bueno para leads 'tibios' que no quieren demo inmediato. Ahora hacemos ambos: outbound agresivo Tier A, trial self-serve Tier B/C."

5. Contratar SDR mes 7 fue game-changer

"Yo (Carlos) hacía todo: outreach + demos + cierre + producto. Burn-out mes 6. Contraté Laura SDR part-time, ella gestiona outreach/leads qualification, yo solo demos. Duplicamos volumen demos sin duplicar mi tiempo. Best decision."

Estrategia Meses 13-24 (Actual)

Carlos comparte plan próximos 12 meses:

• Objetivo MRR Mes 24: €120k MRR (€1.44M ARR)
• Expansión geográfica: Portugal + Francia (mismo ICP, idioma diferente)
• Canal nuevo: LinkedIn Ads retargeting (solo remarketing leads contactados email pero no convertidos)
• Equipo: Contratar SDR full-time + AE (Account Executive) senior cierre Enterprise
• Producto: Lanzar tier Enterprise €799/mes con features avanzados (API integraciones, white-label)

Herramientas Stack Completo

Conclusión

ProyectoPro demuestra que SaaS B2B puede alcanzar €45k MRR en 12 meses con presupuesto limitado si:

1. Defines ICP súper específico (no "todas las empresas construcción", sino segmento concreto)
2. Usas MapiLeads para acceso directo ICP (€17/mes vs €4,200 Google Ads sin resultados)
3. Implementas outbound sistemático con secuencias probadas
4. Mides todo (open rate, reply rate, demo show-up, demo→cliente conversion)
5. Iteras rápido (A/B testing subjects, timing, messaging)
6. Contratas ayuda cuando bottleneck es tu tiempo (SDR mes 7)

La clave no es el producto perfecto día 1 (ProyectoPro lanzó MVP básico). La clave es acceso directo a ICP + outbound sistemático. MapiLeads da el acceso, tú pones la ejecución.